Anlassspenden – Best Practice

Dieser Text wurde in einer leicht veränderten Version ebenfalls im Fundraiser Magazin, Ausgabe Dezember 2012 sowie auf sozialmarketing.de veröffentlicht. Co-Autorin ist Eva-Maria Kern vom Fundraising der Diakonischen Stiftung Wittekindshof.

“Vielen Dank. Sie haben dafür gesorgt, dass ich mich an meinem Geburtstag auf das Wesentliche konzentrieren konnte”, so eine Spenderin nach ihrem 70. Geburtstag

Seit ca. zwei Jahren bietet die Diakonische Stiftung Wittekindshof ihren Spenderinnen und Spendern einen besonderen Service bei Anlassspenden. Anlassspenden sind Spenden zu einem bestimmten im Leben auftauchenden Ereignis, einem besonderen „Anlass“ eben. Dabei reicht die Spannbreite von einem Geburtstag über Hochzeiten, Firmenjubiläen bis hin zu Beerdigungen. Spenden anlässlich einer Beerdigung sind oft die letzte gute Tat eines in vielen Fällen langjährigen Spenders.

Die beiden Fundraiser der Stiftung entwickelten gemeinsam mit der Agentur Bergmoser+Höller ein Materialpaket, das jeden Spenderwunsch erfüllen soll. Der Spender entscheidet dabei, welche Medien und Unterstützung er benötigt, ob komplett oder nur exemplarisch. Insgesamt besteht das Paket aus einer Broschüre mit detaillierten Infos über den Verlauf einer möglichen Spendenaktion, allgemeinen Infokarten zur Materialanforderung, diversen Zahlscheinmotiven, Einlegerkärtchen für Einladungskarten, Dankeschönkarten, Spenderlisten auf Papier und als ausfüllbares pdf sowie einem kleinen Segensbändchen als Dank-Incentive.

Der Großteil des Materials ist so gestaltet, dass es im Fundraising-Büro für jeden Fall personalisiert werden kann und Werbecodes, Stichworte und persönliche Sätze ergänzt werden können. Die Entwicklung eines solchen Materialpools kann, gerade durch Agentureinsatz, recht kostenintensiv sein. Auf lange Sicht macht sich diese Investition aber bezahlt, da kurzfristig entwickeltes Material häufig nicht alle zu berücksichtigenden Aspekte bedenkt.

Als besonders praktisch hat sich erwiesen, dass das Material in zwei Versionen vorliegt: eine für den freudigen, die andere für den traurigen Anlass. Besonders im Trauerfall möchten sich Angehörige meist nicht mit Spendendingen beschäftigen. Daher bieten kurze knappe Informationen am Telefon als auch schriftliche Infos eine gute Möglichkeit. Das persönliche Telefonat ist jedoch durch nichts zu ersetzen.

Mit der Zeit kommt die Erfahrung

Im Laufe der Zeit bekommt man ein Gefühl dafür, welche Anlassspende wie arbeitsintensiv wird und mit welchem Spendenbetrag zu rechnen sein kann. Dennoch: Jeder Spendenfall ist einzigartig und bietet Überraschungen.

Oft hat die Person, die anlässlich einer Beerdigung oder eines Geburtstags spendet, kein primäres Interesse an der Organisation oder dem Spendenzweck. Sie oder er tun letztendlich dem Jubilar oder den Angehörigen einen Gefallen und richten sich nach dessen Wunsch. So bedeuten Anlassspenden zwar viele Neu- und Erstspender, die Bindung ist jedoch in der Regel schwach. Allerdings ist dies nicht unbedingt ein Problem, da der öffentlichkeitswirksame Effekt nicht zu unterschätzen ist: es gibt Nachahmer, die nach der Erfahrung im Bekanntenkreis auch auf den Wittekindshof setzen, weil der Service stimmte oder Positives mit der Spende verbunden wurde.

Für die Diakonische Stiftung Wittekindshof sind private Anlassspenden die wichtigste Säule bei der Neuspendergewinnung und ein Schwerpunkt im Bereich der Privatspenden. Und hin und wieder wächst aus einer ersten Anlassspende eine größere Freundschaft zur Organisation. Mit Wiederholungen ist also zu rechnen.

Tipps für die Implementierung von Anlassspenden in Ihrer Organisation

  • Klären Sie interne Ablaufprozesse vorher und beteiligen Sie alle betroffenen Bereiche.
  • Erstellen Sie eine Checkliste mit allen relevanten Informationen und Schritten, die Sie für jeden einzelnen Anlassspendenfall anlegen, ausfüllen und bearbeiten. So bündeln und dokumentieren Sie Ihr Wissen und gehen sicher, alles Wichtige beachtet zu haben. Auf diese Checkliste sollten alle Beteiligten Zugriff haben, um Doppelarbeiten und Missverständnisse zu vermeiden.
  • Kann Ihre Fundraising Software mit Anlassspenden umgehen? Dies kann unterstützen, ist aber kein Muss.
  • Schauen Sie sich die Neuspenderlisten gut an. Besonders bei runden Geburtstagen oder größeren Beerdigungen kommt es zu interessanten Erkenntnissen!
  • Sehr hilfreich ist es, bei Trauerfällen möglichst vor der Schaltung von Traueranzeigen informiert zu werden. Dies erspart Irritationen und man kann notwendige Stichworte vergeben, um den Spendenfluss auf ein spezielles Konto zu leiten.
  • Rechtlich knifflig wird es, wenn mangels Informationen falsche Daten in Umlauf kommen: Kontonummern, Name der Organisation, Projekte, die es nicht (mehr) gibt. Auch hier ist die Nacharbeit oft mühselig und unerfreulich.
  • Kommunizieren Sie vor der Abwicklung, dass bei einer Sammelüberweisung keine Quittung über den Gesamtbetrag ausgegeben werden kann. Das Fehlen dieser Information kann zu Missverständnissen führen.
  • Lassen Sie sich im Vorhinein zusichern, dass Sie Hilfe bei der Adressrecherche erhalten.
  • Lassen Sie vor dem Abschluss einer Anlassspende vier bis sechs Wochen Zeit vergehen. Bis dahin können noch Spenden eingehen.
  • Die Zusammenarbeit mit Bestattern zeigt sich als besonders praktisch.
  • Haben Sie einen langen Atem. Wenn ihr Service bekannt geworden ist, kommen auch weitere Geburtstage oder Anlassspenden von Firmen hinzu.

Viel Erfolg bei der Implementierung in Ihrer Organisation!